Actu-TVA N° 47 / Septembre 2020
Publié dans Actu-TVA N° 47 / Septembre 2020
Par fil conducteur, il faut comprendre le suivi des opérations commerciales à partir de la pièce justificative individuelle jusqu’au décompte de TVA en passant par la comptabilité. Tout comme le chemin inverse, du décompte de TVA à la pièce justificative individuelle. Le fil conducteur doit garantir la documentation formelle de la comptabilité.
Ce fil conducteur doit être garanti et accessible en tout temps et de façon aisée, y compris par sondage et quelle que soit l’utilisation de moyens techniques pour la tenue des livres comptables.
Selon l’AFC, le contribuable TVA doit bénéficier d’une organisation claire des livres comptables et des libellés, disposer des pièces justificatives avec mention des imputations et des paiements tout en veillant à un classement et une conservation en bon ordre, de manière systématique, des livres comptables et des pièces justificatives. Dans la mesure du possible, il faut renoncer aux écritures collectives ou s’assurer de la possibilité d’en vérifier le détail au moyen de journaux séparés.
Dans sa pratique, l’AFC considère que les pièces comptables à conserver sont, notamment : les commandes, les factures des fournisseurs, les copies de factures clients, les contrats d’achat et de location, les justificatifs de paiement, les tickets de caisse, les doubles des quittances, les décisions de taxation à l’importation et à l’exportation de l’Administration fédérale des douanes, les livres auxiliaires, les justificatifs internes tels que les rapports de travail, les cartes d’atelier, les bons d’achat de matériel, les décomptes des coûts de construction, les récapitulations pour les décomptes de TVA ainsi que les décomptes de TVA. La correspondance commerciale ne doit être conservée que si elle fait office de pièce comptable.
Ces documents doivent être conservés durant 10 ans (20 ans pour les documents relatifs à des biens immobiliers). La conservation sur support papier ou sur support électronique est acceptée. Il doit être garanti que la lecture des documents reste possible en toutes circonstances.
Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés, signés, sous forme imprimée.
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